介護施設の職員面談｜目的別の進め方とシート例をわかりやすく解説

「職員面談はしているけれど、毎回何を話せばいいか迷う」「自己流でやっていて、本当に効果があるのか分からない」。そう感じる施設長・リーダーは少なくありません。本記事では、面談の目的別の進め方・質問例・面談シートの構成例を、今日から使える形で解説します。

介護施設で職員面談が必要とされる理由

結論から言うと、職員面談は離職防止と早期の課題発見に直結する取り組みです。介護現場は日々の業務に追われ、上司と職員が1対1でじっくり話す機会が後回しになりがちです。しかし、不満や不安は些細なサインのうちに拾えれば対処できますが、放置すると退職という形で表面化します。

定期的な1on1の場は、職員が「見てもらえている」と感じるきっかけになります。また、処遇改善加算の要件として職員の意見を聞く仕組みづくりが求められる場面もあり、面談記録はその根拠資料としても活用できます。制度の詳細は改定される可能性があるため、最新情報は所属先の規程や公的機関の一次情報で確認してください。

目的別に見る職員面談の3タイプ

面談は「とりあえず全員に同じ質問をする」だけでは効果が薄くなります。目的ごとに聞くべき内容を変えることが、職員面談を意味あるものにする第一歩です。

新人・中途職員の早期フォロー面談

入職後1〜3ヶ月の職員を対象に、業務への不安や人間関係の悩みを早めに拾う対話の場です。早期離職は採用コストの損失に直結するため、施設全体で最も優先度が高い面談と言えます。「困っていることはないか」ではなく、「入浴介助の手順で戸惑った場面はあったか」など具体的な業務に落として質問すると本音を引き出しやすくなります。

中堅職員の悩み相談面談

経験3年以上の職員は、業務には慣れている一方で、キャリアの停滞感や人間関係の疲れを抱えやすい層です。リーダー業務を任せられるか、他施設への異動希望がないかなど、キャリアの方向性を確認する場としても機能します。

評価・目標設定面談

年1〜2回、人事評価や個人目標のすり合わせを行う面談です。評価結果を一方的に伝えるのではなく、職員自身の自己評価を先に聞き、認識のズレを埋めることがポイントです。目標は「向上させる」のような抽象表現ではなく、「入浴介助の声かけ件数を月◯件から◯件に増やす」のように数値と期限を伴う形にすると、次回面談での振り返りがしやすくなります。

職員面談の進め方【5ステップ】

面談は準備8割と言われるほど、事前準備が結果を左右します。以下の5ステップで進めると、限られた時間でも中身のある面談になります。

ステップ	内容	目安時間
1. 事前準備	勤怠・業務記録・前回面談メモを確認	5分
2. アイスブレイク	近況を軽く聞き、緊張をほぐす	3分
3. 傾聴	職員の話を遮らず最後まで聞く	10分
4. フィードバック	良かった点→改善点の順で伝える	7分
5. 次回アクションの確認	次回までの目標と面談日を決める	5分

合計30分程度を目安に組むと、業務時間内でも運用しやすくなります。話が広がりすぎたときは、事前に用意した面談シートに立ち返ることで脱線を防げます。

目的別・すぐ使える質問例

質問は「はい/いいえ」で終わらない、開かれた質問（オープンクエスチョン）を意識します。

• 新人フォロー：「業務の中で、まだ自信が持てない場面はありますか」「一緒に働くメンバーとの関係で気になることはありますか」
• 中堅職員の悩み相談：「今の業務量は無理のない範囲だと感じていますか」「1年後、どんな役割を担っていたいですか」
• 評価・目標設定：「今期、自分の成長を感じた場面はどこですか」「次の目標を数字で表すとしたら、どのくらいを目指したいですか」

面談シートの構成例（テキストサンプル）

面談シートがあると、聞き漏らしと記録のばらつきを防げます。以下は簡易サンプルです。自施設の運用に合わせて項目を調整してください。

【職員面談シート】
実施日：　　年　　月　　日　　面談者：　　　　　　対象職員：
面談の種類：□新人フォロー　□悩み相談　□評価・目標設定

1. 現在の業務量・体調について（本人記入）
2. 良かったこと・成長を感じた点（面談者記入）
3. 課題・改善点（面談者記入）
4. 本人からの要望・相談事項
5. 次回までの目標（数値・期限）
6. 次回面談予定日

このように項目を固定しておくと、担当者が変わっても面談の質を一定に保てます。

「うまく面談できない」を防ぐ3つの注意点

• 時間が取れない：シフトの合間に15分だけ確保する運用に切り替える。毎回30分を目指すより、短時間でも定期的に実施するほうが継続しやすくなります。
• 話が深まらない：質問を「はい/いいえ」で終わる形から、具体的な場面を尋ねる形に変える。
• 担当者によって内容がばらつく：面談シートのフォーマットを統一し、記録を上長間で共有する仕組みを作る。

こうした運用面の負担は、施設内のリソースだけで抱え込まず、外部の力を借りるという選択肢もあります。

ミニ事例（例）：面談を仕組み化した施設のケース

（例）ある特別養護老人ホームでは、新人職員の面談が施設長の記憶頼りで行われ、内容が担当者ごとにばらついていました。そこで面談シートを統一し、入職1ヶ月・3ヶ月・6ヶ月の3回に固定したところ、記録が引き継ぎやすくなり、新人職員からの「相談しやすくなった」という声が増えたといいます。実際の効果は施設の規模・体制により異なるため、自施設に合わせた運用の検討が必要です。

よくある質問（FAQ）

Q1. 職員面談で話すことってどんなことですか？

業務上の困りごと、人間関係、今後のキャリア希望が主な内容です。目的（新人フォロー／悩み相談／評価）によって重点を変えると効果的です。

Q2. 職員面談で聞くべきことは？

本人の現状認識（業務量・体調・人間関係）と、次回までの目標です。一方的に指示するのではなく、本人の言葉で語ってもらうことを優先します。

Q3. 職員面談とは何ですか？

上司や施設長が職員と1対1で話し、業務状況や悩みを確認しながら成長を支援する場のことです。人事評価とは別に、定期的なコミュニケーションとして実施されます。

Q4. 職員面談の目的は何ですか？

早期離職の防止、職員の心理的安全性の確保、目標のすり合わせが主な目的です。目的が曖昧なまま実施すると形骸化しやすいため、種類を分けて運用することをおすすめします。

Q5. 職員面談で聞かれる項目は？

勤務状況、業務での困りごと、人間関係、今後のキャリア希望、評価に対する自己認識などが一般的な項目です。

まとめ

職員面談は、新人フォロー・悩み相談・評価の3タイプに分けて目的を明確にし、5ステップの進め方と統一した面談シートで運用すると、離職防止と職員の定着につながります。今日からの一歩として、まずは面談シートのフォーマットを1つ作ることから始めてみてください。

とはいえ、日々の業務と並行して質を保ち続けるのは簡単ではありません。「面談のやり方に自信が持てない」「担当者によって内容がばらつく」と感じる施設は、外部のプロに任せるという選択肢も検討してみましょう。

こんなお悩みはありませんか？

□ 職員面談を自己流でやっていて、効果が分からない

□ 面談担当者によって内容にばらつきがある

□ 新人・中堅職員の離職防止につながる面談ができていない

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執筆：介護のYOHAKU編集部　介護施設の人材育成・研修支援に関する情報を発信しています。

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